Dalla produzione alla vendita, così le aziende raccolgono i dati di controllo di gestione

La competitività delle aziende passa dall’e dal loro utilizzo strategico. Le informazioni che quotidianamente raggiungono le aziende sono una risorsa di business che non può assolutamente essere lasciata indietro. Sebbene la raccolta dei dati sia quasi automatica per alcuni settori aziendali, come ad esempio la distribuzione di un prodotto o il controllo del magazzino, in altre attività aziendali, questi dati vengono raccolti male e non utilizzati in chiave strategica.

La correlazione tra utilizzo strategico dei dati e fatturato è individuata da diversi studi, con la clausola imprescindibile di utilizzare questi dati con software avanzati di analisi e avvalendosi di professionisti competenti per la corretta interpretazione delle informazioni.

Raccolta e gestione dei dati

Ogni azienda dovrebbe dotarsi di sistemi digitali avanzati per la raccolta dei dati. Dalla produzione alla vendita, ciascun passaggio della vita aziendale di un prodotto o servizio necessita di essere monitorato, per avere un vantaggio competitivo rilevante e individuare con tempestività eventuali criticità. Una volta raccolti i dati, gli stessi vanno gestiti con analisi e confronti periodici, per scalare eventuali investimenti o modificare in corsa azioni che non performano. L’analisi dei dati consente inoltre di gestire anche il personale, andando ad analizzare le performance in base agli obiettivi prestabiliti, riuscendo ad intervenire in maniera immediata se qualcosa non funziona. A differenza dei database, la raccolta strutturata di dati riesce a valutare nel tempo l’andamento di un prodotto o servizio e fornire quindi dati storici per conoscere in anticipo cosa potrebbe non funzionare e come evitare gli ostacoli. La pandemia ha messo in luce tutti i difetti di una gestione errata dei dati aziendali, perché di fronte alla crisi, le aziende non sono state in grado di fornire piani di recupero per la perdita di fatturato soprattutto perché non avevano a disposizione dati aggiornati sulle potenzialità dell’azienda e sulle possibilità di investimento. Ciò non deve più accadere, soprattutto perché il mercato odierno è in continua evoluzione. Bisogna quindi essere resilienti di fronte alle sfide del mercato.

I report

Una delle azioni chiave per determinare la capacità di utilizzo dei dati in maniera strategica è la realizzazione di report periodici. Una corretta configurazione dei sistemi di reporting è quindi ciò che serve ad un’azienda per essere competitiva in ogni momento e avere sempre sotto controllo ciò che accade nei diversi reparti e processi. I report si possono dividere in direzionali e operativi. I primi sono destinati ai reparti dirigenziali dell’azienda, per offrire una panoramica generale delle azioni che si stanno compiendo. I secondi invece, sono informazioni che entrano nella fase operativa di un’attività e contengono quindi i dati relativi alla vendita specifica di un prodotto, all’analisi del ritorno dell’investimento a seguito di una campagna pubblicitaria o la descrizione puntuale del magazzino.

In un sistema aziendale che raccoglie in maniera così precisa i dati e li ordina in report affidabili e aggiornati, il margine di errore si riduce e il fatturato aumenta perché c’è una gestione oculata dei dati, che consente di evitare sprechi e ottimizzare il guadagno. Un maggior fatturato è conseguenza di maggiori possibilità di futuri investimenti e questo determina la crescita dell’azienda, che è un obiettivo che ricade positivamente su ogni area produttiva.