Con l’automatizzazione dei processi, sono sempre di più i casi in cui viene richiesto l’invio di documenti tramite posta elettronica comprensivi di firma digitale. Tale firma ha la stessa identica validità dell’equivalente scritta a penna, a patto che risponda ad alcune caratteristiche.
Le caratteristiche della firma digitale
La firma digitale consente di conferire valore legale ai documenti inviati mediante strumenti informatici. Le caratteristiche fondamentali che deve avere sono quelle di autenticità, poiché garantisce l’identità del sottoscrittore e di integrità, cioè che il documento firmato non sia stato manomesso dopo l’apposizione della firma. Per ultimo, come già detto, attribuisce valore legale al documento sottoscritto.
La firma digitale viene usata in tutti quei casi in cui è necessario snellire i rapporti con la Pubblica Amministrazione, tra privati e tra imprese. Molto apprezzata anche perché comporta una importante riduzione della carta. Possono essere firmati digitalmente quasi tutti i documenti, dai contratti alle fatture, dai bilanci societari ai verbali di riunioni.
La firma digitale si basa sull’utilizzo di strumenti crittografici. Ad ogni titolare viene assegnata, in maniera univoca, una coppia di chiavi digitali asimmetriche da parte dell’Agenzia per l’Italia Digitale. Una chiave pubblica, che viene utilizzata per verificare l’autenticità della firma mediante dei software specifici, e una chiave privata, generata automaticamente insieme alla prima, ma i cui dati sono a conoscenza solo del titolare.
Come ottenere la firma digitale
Per ottenere la firma digitale basta rivolgersi a uno dei provider di fiducia presenti in una serie di elenchi gestiti dai singoli Stati membri europei. Solitamente, le firme digitali sono costituite da una smart card che contiene un certificato di firma digitale rinnovabile e un dispositivo per leggere la smart card. Da qualche anno sono disponibili anche delle chiavette USB con il certificato di firma digitale incluso, molto più pratiche.
Sul sito di Ufficio Camerale si può richiedere la firma digitale nell’apposita sezione, con la possibilità di acquistare una delle più diffuse, la Aruba Key CNS, portatile, maneggevole e sopratutto affidabile.
Una volta acquistata una firma digitale, bisogna essere identificati o da un Pubblico Ufficiale in Comune, o presso un ufficio postale, a domicilio o via web. Il kit va poi attivato, e solo in quel momento si può iniziare a firmare i documenti.
Per apporre una firma digitale ci sono due modi: attraverso una smart card, su cui è contenuta la firma e un apposito lettore con software specifico, oppure attraverso un token USB, comprensivo di SIM card e apposito software.
