Fondi aziendali: l’importanza di digitalizzare la gestione delle spese dei dipendenti

La gestione delle spese dei dipendenti è una tematica importante per tutte le aziende, indipendentemente dal settore in cui operano. In alcune realtà aziendali non sono chiare le regole di spesa e l’ammontare mensile complessivo a cui ciascun dipendente ha accesso, in altri casi si punta invece su strumenti di gestione poco efficienti.

Ottimizzare le spese dei dipendenti grazie a Soldo

La necessità di puntare all’ottimizzazione delle spese dei dipendenti e di rendere più agevole la gestione delle varie uscite economiche sta spingendo sempre più aziende a rivolgersi alle soluzioni proposte da Soldo. Sono più di 30.000 le imprese che hanno scelto di adottare la piattaforma per la gestione delle spese aziendali.

Questa piattaforma consente di automatizzare il controllo delle varie voci di spesa e di controllare in maniera più efficiente le somme di denaro a cui i dipendenti hanno accesso. Alla piattaforma possono essere collegate le carte aziendali di Soldo, in modo che ciascun lavoratore possa avere uno strumento personale per saldare le spese professionali.

L’importanza della digitalizzazione nel controllo delle spese professionali

La digitalizzazione ha portato a grandi benefici per le imprese, vantaggi evidenti anche nell’ambito del controllo e dell’ottimizzazione delle spese sostenute per le attività professionali. Spesso le spese effettuate dai dipendenti pesano in maniera eccessiva sull’economia dell’azienda e ciò porta alcuni imprenditori a ridurre le somme di denaro a disposizione.

Nel breve periodo la riduzione generalizzata delle spese porta a un beneficio, ma si tratta di un traguardo illusorio. Nel medio-lungo termine le aziende che non consentono ai loro dipendenti di avere una certa autonomia nella gestione del denaro e che limitano prodotti e servizi che possono essere acquistati con il denaro aziendale sono destinate ad avere delle ripercussioni negative.

Gli strumenti digitali vengono incontro a imprenditori e dipendenti, offrendo loro delle soluzioni pratiche per controllare in tempo reale le spese e per capire qual è la somma di denaro ancora disponibile. Oltre ad avere un aggiornamento immediato del totale pagato, i singoli pagamenti possono essere organizzati in categorie di spesa. In questo modo si possono individuare le categorie di prodotti o servizi che pesano maggiormente sulla spesa mensile dell’azienda e si possono decidere riduzioni o aumenti mirati di budget.

Strumenti di pagamento a disposizione dei dipendenti

In passato il contante era il metodo di pagamento più utilizzato per le spese aziendali. Con gli anni e con l’avvento di nuovi sistemi di pagamento ci si è resi conto che le transazioni in contanti sono più complesse da gestire e aumentano il rischio di commettere errori in fase di conteggio. Pagare in contanti può inoltre causare dei problemi nel caso in cui la spesa totale fosse superiore alla cifra di cui si dispone in quel preciso momento.

Al giorno d’oggi lo strumento più rapido e più semplice da gestire è rappresentato dalle carte di pagamento aziendali. A ciascun dipendente può essere assegnata una carta, in modo che abbia a sua completa disposizione il denaro da spendere e che ogni singola transazione possa essere collegata a chi l’ha effettuata.

Le carte aziendali possono essere collegate alla piattaforma digitale per la gestione delle spese aziendali. Così facendo i pagamenti effettuati con le carte saranno immediatamente visibili nel resoconto della piattaforma e sarà possibile verificare se qualche dipendente dovesse avere bisogno di ulteriori fondi per sostenere le spese lavorative.

Le carte di pagamento di ultima generazione sono compatibili anche con i portafogli digitali. Possono essere infatti collegate ad Apple Pay, Google Pay e Samsung Pay, rendendo ancora più semplice per i dipendenti portare a termine le transazioni. Pur non portando con sé la carta fisica sarà sufficiente presentare lo smartphone al momento del pagamento per far sì che la spesa venga addebitata sulla carta data in dotazione dall’azienda.