Hai mai pensato di salvaguardare i tuoi documenti, le tue transazioni o semplicemente quello che per te è importante attraverso un sistema di firma elettronica?
Parliamo di una rivoluzione digitale che mentre fino a poco tempo fa era appannaggio di poche ditte specializzate oppure dei grandi sistemi bancari, adesso può essere adottata praticamente da chiunque.
Il sistema prevede ad esempio la possibilità di mettere firme elettroniche personalizzate ai documenti PDF, un formato sempre più utilizzato specialmente per gli atti ufficiali, i documenti assicurativi e molto altro ancora.
La firma elettronica è un sistema che permette a rappresentanti, agenti e soci d’impresa di firmare digitalmente i propri documenti in modo istantaneo, basta avere una buona connessione, l’applicazione giusta ed un sistema che ti permetta di integrarla con il documento che si sta per firmare.
In cosa consiste il sistema?
Esistono varie piattaforme che offrono questo servizio, solitamente si incomincia con un periodo di prova e poi successivamente si passa ad un abbonamento mensile o annuale, a seconda dei piani prescelti dall’ente che divulga il servizio stesso.
La completezza di questi servizi si vede ad esempio dai piccoli dettagli, come la possibilità di mantenere font, carattere e dimensioni del documento anche una volta apposta la propria firma elettronica, cosa che in alcuni programmi ad esempio non funziona.
Alcuni degli enti che promuovono i servizi di firma elettronica per i documenti PDF, offrono anche archiviazione gratuita di un numero specifico di documenti mediante sistema Cloud, ma anche ulteriori garanzie come l’invio sicuro mediante posta certificata ecetera.
Perché è così importante?
Una firma elettronica, così come l’avere un sistema che ti permette di inviare, archiviare e creare documenti personalizzati, è uno dei passi verso il futuro. Questi sistemi vengono spesso utilizzati in collaborazione con un device fisico come un tablet o uno smartphone abilitato alla firma digitale.
Pensate ad esempio a rappresentanti o assicuratori che devono chiudere contratti face to face con i propri clienti, la firma elettronica consente al cliente di poter subito visionare ciò che sta comprando o cercando di trattare, ed alla bisogna di firmarlo immediatamente. L’invio di documenti così diventa ancora più sicuro, dato che la firma elettronica è una garanzia quasi totale, venendo apposta dal cliente o dal rappresentante stesso.
Tutto questo avviene mediante l’utilizzo del PDF, il formato maggiormente utilizzato per la creazione, l’invio e la modifica di documenti ufficiali. Leggero, non occupa troppo spazio se viene inviato per e-mail anche con PEC, è facilmente modificabile con programmi di vario tipo, e soprattutto prevede nelle ultime estensioni stringhe di codice che permettono l’inserimento di una firma digitale.
Accordi con gli azionisti, presa visione di documenti, contratti assicurativi, garanzie di varia natura, sono solo alcuni dei documenti che oggi possono godere della firma elettronica, ma ovviamente è solo il primo passo. Arriveremo ben presto all’invio di ogni tipologia di documentazione mediante questo sistema, comprensivo di documenti bancari, prestiti e mutui, una velocizzazione del sistema che sta portando benefici in tantissimi campi finanziari e non.
